Frågan om uppgiftslämnande har engagerat NNR allt sedan organisationen bildades år 1982, där målet i bred bemärkelse är och har varit att minska företagens kostnader för att lämna olika typer av uppgifter till olika myndigheter. Uppgiftskraven finns i en mängd olika författningar och uppgifterna används exempelvis för statistiska ändamål, beskattning och vid tillståndsprövning i olika former. Det finns således många myndigheter och departement som tillsammans äger frågan om företagens uppgiftslämnande.
Ett mer strukturerat uppgiftslämnande för företagssektorn har varit föremål för flera statliga utredningar och det senaste förslaget presenterades år 2015 genom SOU 2015:33 – Uppgiftslämnarservice för företagen. Utredningen lämnande förslag på ett system för utbyte av ett antal grundläggande uppgifter som företagen i många fall får lämna vid flera tillfällen och till olika myndigheter. Vidare lämnades förslag på att etablera en process för att myndigheterna ska tvingas samordna sina uppgiftskrav som riktas mot företag.
Området kräver en hög grad av samordning och en stark styrning om det ska finnas förutsättningar att kunna minska och samordna olika myndigheter på olika nivåer som begär in uppgifter från företag. NNR kan tyvärr konstatera att förslagen inte tagits vidare trots att regeringar av olika majoriteter har haft möjlighet att göra detta. De initiativ som presenterats under senare år anser NNR vara partiella med främst ett digitalt fokus, vilka inte omhändertar de grundläggande juridiska problemen som finns när det gäller informationsutbyte mellan myndigheter.
Ett sådant exempel är förordning 2018:1264 om digital inhämtning av uppgifter från företag. Förordningen lyfter fram att myndigheterna ska utbyta data för att effektivisera arbetet och minska kraven på förtagen, vilket redan sker i flertalet fall där det är juridiskt möjligt. Detta eftersom det är väsentligt billigare för myndigheterna att återanvända data från andra myndigheter än att samla in egna data. Förordningen tar därmed inte hänsyn till den juridiska problembilden, som är långt mer komplex, och kommer därför i realiteten inte att kunna vara ett verktyg för att minska förtagens samlade uppgiftslämnande. Se också Statskontorets utvärdering: Enklare för företag? – uppföljning av myndigheternas tillämpning av förordning (2018:1264) om inhämtande av uppgifter från företag (statskontoret.se).
I november 2020 skrev NNR och SKR ett gemensamt brev till utbildningsminister Anna Ekström med begäran om att minska uppgiftslämnarbördan för företag, kommuner och regioner i samband med pandemin. (Utbildningsdepartementet_uppgiftslämnarborda_SKR-NNR_20201126.pdf).
NNR anser att:
- Utredningen som presenterades år 2015 pekar ut en viktig inriktning på vilka åtgärder som i realiteten krävs för att få till en samlad process och därmed i förlängningen ett minskat uppgiftslämnande. NNR tror inte att denna fråga partiellt kan lösas ut genom olika uppdrag till myndigheter som i grunden är självständiga och därmed kan fatta egna beslut. Det krävs stället insatser från Regeringskansliet i fråga om gemensamma och enhetliga åtgärder mot alla myndigheter som samlar in uppgifter från företag. Digitalisering och olika portaler eller tekniska lösningar diskuteras frekvent men blir först av värde när information kan delas mellan berörda myndigheter. Det är delningen som ger de samhällsekonomiska vinsterna i sammanhanget och inte på vilket sätt informationen kan skickas in till myndigheterna.
- Det måste finnas en instans som har rådighet och mandat att ställa krav på myndigheter att vidta åtgärder som minskar uppgiftslämnandet i olika konkreta fall vilket är en absolut förutsättning om företagens uppgiftslämnarbörda ska kunna minska. Problem, som att det inte finns något uppgiftskravregister, ingen operativ organisation med befogenheter att samordna och driva på förenklingen av företagens uppgiftslämnande etc, har påtalats tidigare av olika utredningar.
- Viktiga hinder och problem måste lösas, såsom att ändra i sekretesslagen och registerförfattningarna, för att myndigheter ska kunna utbyta uppgifter med varandra. Myndigheterna måste också sluta att ta ut avgifter av varandra för att få tillgång till varandras uppgifter och det kan för detta krävas ändringar i olika instruktioner och författningar. Nu kan det finnas incitament att fråga företagen då det kan vara billigare för myndigheten än att köpa information från andra myndigheter.
- Digitala projekt som hanterar uppgiftslämnande från företag måste i högre grad än idag fokusera på att effektivisera konkreta förfaranden som myndigheter hanterar och det måste beaktas att även andra myndigheter ska kunna få del av informationen i ett digitalt format.