Myndigheterna behöver effektiva verktyg om de ska lyckas i sitt regelförenklingsarbete

Näringslivets Regelnämnds, NNR, seminarium om vilka verktyg myndigheterna behöver i sitt regelförbättringsarbete samlade ca 60 personer på World Trade Center i Stockholm den 8 maj. NNRs VD Andrea Femrell ledde seminariet där tre generaldirektörer fick berätta om sina myndigheters regelförbättringsarbete och vilka verktyg de önskade sig för att kunna bli mer effektiva. NNR presenterade en studie av myndigheternas regleringsbrev och instruktioner samt de skyldigheter och uppdrag de har däri avseende regelförbättring, uppföljning och bedömning av effektiva åtgärder. Det hela kommenterades av forskare och ansvariga politiker.

Tomas Lööv, sakkunnig på NNR redovisade en ny studie av hur myndigheterna styrs via regleringsbrev och instruktioner. Styrningen för 24 myndigheter har granskats utifrån sex olika frågeställningar som besvarats med ja eller nej.

– Vi kan konstatera att ungefär hälften av myndigheterna har ett uppdrag att förbättra villkoren för företagen i någon form. Knappt några av dem har krav på sig att samråd ska ske med näringslivet och bara i tre fall ska en bedömning göras huruvida om de uppfyller regeringens förenklingsmål.

Slutsatserna från NNR är bland annat att myndigheternas mål och uppdrag är otydliga, styrningen och inriktningen skiljer sig åt på viktiga generella områden och att det är oklart om och hur kostnadseffektiviteten mäts.

När det gäller åtgärder pekade Tomas Lööv på att Sverige bland annat borde ta fasta på de rekommendationer som OECD lämnade beträffande Multilevel Governance i sin granskningsrapport av Sverige från 2007.

– Vi måste bli bättre på att koppla ihop hela regelgivningskedjan för att få bättre resultat och effektivitet i regelverket. Här krävs att riksdag och regering tar större ansvar. Dessutom måste vi skapa realistiska förväntningar på myndigheterna. Vi måste också ställa explicita krav på effektivitet vid utformning av reglerna där det minst kostsamma alternativet bör väljas och dokumenteras. Likaså måste arbetet med konsekvensutredningar utvecklas.

Tre myndighetschefer fick möjlighet att ge sin syn på hur de arbetar med regelförbättring och vilka verktyg de skulle behöva.

Leif Denneberg, GD för Jordbruksverket, berättade att mycket av det som verket gör grundar sig på EU-beslut. Myndigheten måste ägna stort utrymme åt att fundera på genomförandet eftersom effekterna av det blir stora.

– Jag tog fram en färdplan för vad som ska genomsyra verkets verksamhet de närmaste tre åren; utveckla och säkra landsbygden, kunden först och förenklingar överallt.

Jordbruksverkets förenklingsresa bland lantbruksföretagen i Sverige visade att kittet mellan olika frågor, exempelvis hur kontroller går till och hur samordning sker, skapar stora problem.

– Människor är oroliga för att göra fel och är rädda för sanktioner. Detta eftersom det kan få stora konsekvenser. Men vi måste inte vara felletare utan i stället försöka se helheten. För att kunna leverera resultat är det viktigt med tydliga målsättningar. Regeringen och vi måste ligga i framkant.

Annika Bränström, GD Bolagsverket, berättade att regleringsbrevet ger stor frihet för myndigheten inom sitt område. Verkets verksamhetsområde är till 97 procent avgiftsfinansierad.

– När vi blev en egen myndighet hade vi internt fokus på att få ner kötider och genomförde därför en stor reform: Vi slog ihop kundservice och registrering. Alla samtal går direkt till kvalificerad handläggare. Detta har nu nästan blivit ett problem eftersom den goda servicen via telefon motverkar överflyttningar av ärenden till e-tjänster.

Bolagsverket arbetar inte så mycket med regelförändringar och förenklingar utan det handlar snarare om att arbeta med processer.

– På 1990-talet fick vi uppdraget att många uppgifter skulle hanteras med en blankett. Vi har inte kommit dit än men är på god väg med portalen verksamt.se.

Processer kräver koncerntänkande och en helhetssyn. Av det följer förändringar i lagstiftningen. Bolagsverket har till exempel inte möjlighet att titta i polisens register för att stoppa id-stölder och här krävs ändringar enligt verket.

– Utmaningen ligger i genomförandet. Man måste ha gemensam bild med uppdragsgivaren om vad som ska åstadkommas. Ibland har vi suttit med regeringen om ett uppdrag där två av tre inblandade fått uppdraget men inte den tredje och då blir det problem.

Bolagsverket pekar även på att det krävs mer dialog i framtiden, målstyrning mot vad och inte hur samt tydliga avvägningar mellan olika intressen

Stefan Lundgren, GD på SCB, berättade att SCB har ett starkt självintresse i att underlätta uppgiftslämnandet för att få in bra statistik då det påverkar statistikens kvalitet. Ju lättare det är för de som ska lämna uppgifter desto mer sannolikt är det att myndigheten får in rätt uppgifter.

– Vi försöker uppsatta hur mycket tid det tar företagen att lämna uppgifter och vår ambition är att minska tidsåtgången för företagen. År 2014 fick företagen ägna 517 000 timmar åt uppgiftslämnande och mellan 2012-2014 minskade tiden med 2,7 procent.

Ett sätt att underlätta för företagen är att se till att samma företag inte ska hamna i för många undersökningar. SCB försöker också vara tillgängliga när företagare har tid att fylla i blanketter.

– Vårt förenklingsarbete handlar om att föra en dialog med användare om mängden information som efterfrågas. Vi eftersträvar också att hämta data från andra myndigheter, t ex Skatteverket. Kanske skulle vi även kunna använda ”big data”, t ex data från Twitter och andra källor.

Många myndigheter tar ut en avgift för sina uppgifter. Andra myndigheter väljer därför att ta information själva från företagen.

Stefan Lundgren lyfte även fram målkonflikter mellan myndigheterna.

– Momsblanketterna är exempelvis en ypperlig informationskälla för SCB, men varje gång dessa förenklas tappar SCB information som måste tas någon annanstans ifrån. Det behövs överblick och samordning över hela regelförbättringsarbetet.

Johan Eklund, VD på Entreprenörskapsforum, berättade om ett flerårigt projekt för att studera regler och reglers effekter brett och inom många områden.

– Mycket i debatten handlar om den administrativa bördan och om tidsåtgången, men Entreprenörskapsforum menar att frågan är betydligt bredare än så.

Johan Eklund vill problematisera frågan om regler och regelbörda.

– De riktigt stora samhällsekonomiska kostnaderna ligger i de indirekta kostnaderna till följd av regelverken, till exempel påverkan på antalet nya företag.

En annan fråga är vad som egentligen är en effektiv regel. Enligt Eklund måste man hitta den regel som löser problemet till minsta kostnad. Som exempel nämndes huruvida bostadsbidrag eller hyresreglering bäst för att minska segregerad bostadsmarknad?

– Mycket forskning visar att det är lättare att införa nya regler än att avskaffa gamla regler. Vi måste bli mycket bättre på att analysera regler innan de införs. Metoder och kunskap om att kvantifiera och beräkna kostnader måste användas liksom kostnads-nytto kalkyler och rangordning nya förslag.

Jennie Nilsson, (S), ordförande i näringsutskottet, konstaterade att alla partier ställer sig bakom det arbete för regelförbättring som inleddes av den förra regeringen men att det är svårt att genomföra i praktiken.

– Det kan vara svårt att prioritera de frågor som är viktiga för näringslivet när hela näringslivet inte vill ha samma sak. De flesta regler har också kommit till av ett skäl. Det finns dock en stor förbättringspotential när det gäller att följa regler över tid eftersom de kanske inte är lika relevanta efter 10-15 år. Handläggningstider är en fråga jag oftare möter bland företagare än synpunkter på regler.

Annelie Roswall Ljunggren, statssekreterare på Finansdepartementet, pekade på att Sverige är ett framgångsrikt samhälle. Många mätningar visar på innovationskraft och att människor är nöjda med sina liv. Det finns i grunden en hög tillit i samhället.

– Landshövdingarna har haft ett förändringsuppdrag som bygger på ökad förståelse för företagens villkor, inte fokus på egna villkor. Detta är en god förebild. Det krävs också dialog och svenska myndigheter som är bra på samverkan. Jag har stort förtroende för att detta sköts på bästa sätt och utgår ifrån att myndigheterna tar med näringslivet i dialogen.

Seminariets sista del bestod i ett panelsamtal där alla deltagarna fick svara på frågor från Andrea Femrell samt från publiken. Samstämmigheten var stor hos generaldirektörerna gällande förutsättningar för att kunna klara målen om minskad regelbörda, kortare handläggningstider etcetera- helhetsperspektiv och förutsättningar.

Samtidigt visade de politiska representanterna en insikt om att konsekvensutredningarna både kan bli av bättre kvalitet och användas bättre. Däremot gavs inga svar på hur det skulle ske i praktiken.

På frågan om vilken den enskilt viktigaste faktorn är för att uppnå ett effektivt regelverk svarade deltagarna så här:

• Förståelse för företagarnas villkor
  (Annelie Roswall Ljunggren, Annika Bränström och Leif Denneberg, Johan Eklund)

• Tydlighet
  (Jennie Nilsson)

• Tvärsektoriellt angreppssätt och en ökning av tilliten
  (Leif Denneberg)

• Bättre förutsättningar
  (Annika Bränström)

• Bättre verktyg och möjlighet att kunna beräkna och bedöma reglers effekter
  (Johan Eklund) 

Presentationer på seminariet
NNR
Jordbruksverket
Bolagsverket
SCB
Entreprenörskapsforum